照合作業とは
封入作業での照合とは、双方の書類（帳票）を照らし合わせることで、同一かどうかを判断することですが、さまざまな照合パターンがあり、封筒には印字された宛名と封入物との照合や、複数の書類の照合等、案件ごとの色々な仕様に幅広く対応しています。その照合のキーとなるものは、氏名や番号はもちろんのこと、バーコードであったりします。
バーコード照合
そして、その照合のキーがバーコードであれば、バーコードリーダーを使用した照合が可能となります。この場合、バーコードを機械的に読み取って照合するため照合作業のミスを防止し、作業記録（ログ）もご提供が可能です。また作業者の負担も減少するため、高い作業効率を維持できます。（ＢＣ照合は企画の段階で帳票等にＢＣを記載する等の必要があります。）
バーコード照合の機械封入
更にこのバーコードの照合は、バーコードの仕様が弊社指定の条件に合えば、定形外封入機（メールロボ）での照合封入作業が可能となり、照合の正確さを担保しつつ大ロットの照合封入作業を可能とします。
バーコードのない場合
一方、バーコードが付与されていない場合の照合には、氏名、番号等をキーとして地道に、人の「目」によって目視確認を行います。当社では原則として、4つの「目」・・・二人体制での照合作業を行います。仮に、もし一人が見落としても、もう一人がミスをカバーできるようにするためです。
読み合わせ照合確認
上記のように目視確認を行った上で、更に読み合わせ確認を行っている業務も多くあります。チェックリスト等を基に一方の作業者が確認情報を読み上げ、別の作業者がそれを聞き取り、帳票等の紙面情報と照らし合わせて確認する方法です。これにより作業者の見間違えや勘違いを抑制することが可能となり、より正確・確実な照合作業を行えます。この方法は、照合する書類や帳票の種類が多い場合などに、非常に有効です。
読み合わせ照合 応用編
更に、難易度が高い場合は3名～4名体制で読み合わせ確認を行うことや読み合わせ情報の内容を工夫するなど、状況に応じて確実な照合作業を行います。
安全性の確保が最優先
人の目による照合は、機械に比べると時間当たりの封入件数はかなり少なくなります。しかし、人の「目」であるからこそ、きめ細やかなところまで見る（確認する）ことができ、複雑な照合作業でも確実性・安全性を保持する事が可能なのです。これは、とてもシンプルなことですが、コスト優先の他者では絶対に真似のできないことなのです。
こんな時におすすめ
帳票の出力内容や順番の変更がシステム的に困難であったり、システムの変更に莫大な費用が掛かるために変えられないような場合、発送業務を行う際に、かなり難易度の高い照合作業を必要とするケースが発生してしまいます。そんな時は、経験豊富なプロ集団である弊社にお任せください。
他者では敬遠されがちな複雑な内容の照合も、弊社ではこういった創意工夫により得意分野のひとつとさせて頂いております。封入発送業務で何かお困りの際には、ぜひご相談下さい。
